文学

秘书
一、国外的定义

1．西方发达的定义。国际职业秘书组织（英文全称：professional secretaries international）

是以欧美等发达为主的跨国秘书组织，它给秘书所下的定义是："具有熟练的办公室工作能力，不需上级

敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。

2．原苏联的定义。认为："秘书是一项普通的职业，其职能主要为机关称作秘书的辅助性、事务性和

信息性的服务。"这主要指机关秘书，因为私人秘书不是主体，它强调的是全面辅助与为服务的秘书

职能。这个定义较接近我国的情况。

3．的定义。学者认为秘书是"帮助与处理各种事务的工作人员"；还有通俗的说法："秘书是全能

运动员"。这突出表明了秘书的工作范围是随着人的工作范围而变化的，"赋予性"强，是很难明确界定的

，同时也强调了秘书为人服务的"直接性"。社会具有东西交融的特点，它对秘书必须绝对忠于的

要求特别强烈。

以上国外定义的共性：（1）秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称；（2）秘书主要是为服务

的人员。不管要求与权限有何不同，前一点与我国的现状是有差异的，在我国秘书主要地还是一种职务名称，

而没有完全社会职业化；后一点则是古今中外秘书的共性，即一切秘书都是为其人服务的助手，没有

就没有秘书，正是人的需求，导致了秘书工作的产生与秘书的诞生。

二、我国对秘书定义的各种说法

我国自80年代以来，对秘书的定义进行了探讨，并有所进展，各家界说多种多样：

1．1979年《辞海》秘书词条写道：秘书是"职务的名称之一，是的助手。秘书工作是一项机要性的工

作，它的任务是收发文件、办理文书、档案和交办的事项，各机关和企业、事业单位，一般均设有秘书工

作部门或秘书工作人员。"

2．1982年毛含德教授在《秘书学概论》（内部版）中说："秘书是一种职务的名称……是在单位

、事业和企业单位中，协助综合情况，研究方针政策，密切各方面的关系，办理文书、档案、众来

信及其他日常行政事务的人员，也是一种职称。" 提出了研究政策问题是正确的，但"职称"只是一种设想。

3．1983年张金安、常崇宜在《秘书学概论》中认为："秘书是一种职务、也应当是一种职称"，"是的

耳目、助手和参谋。" 当时"信息"一词尚未流行，"耳目"实际上指这个意思；另外这是第一次明确提出了"参

谋"问题。但"职称"之说是不确的。

4．1986年张家仪在《秘书》杂志上撰文认为："秘书是身处机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决

策，并处理日常事务的服务人员。"并认为"秘书从事的工作也就是秘书职业，秘书职业也就是服务性的，所以

秘书决不是一种职务而是一种职业。"

上述秘书的"近身"特点（即"身处机构"）是1985年底李欣在武汉提出的；辅助性是上海楼宇生强调的

秘书的本质属性；社会职业化是常崇宜1983年在《秘书学概论》中提出的。张家仪概括较好，反映了秘书学研

究的深度。但"附着个人"的提法不准确，讲"秘书决不是一种职务"也嫌绝对化。

5．1987年常崇宜在《现代秘书工作》一书中认为，"秘书是一种职务名称，也是一种社会职业。是机

关首脑或特定人员的助手。各种秘书的具体助手作用各不相同，但都是通过辅助，直接为服务去

体现为服务、为社会主义服务的。"

这是试图对公务与私人秘书、各行业、层次、工种秘书作出的广义定义，其中的"特定人员"包括了私

人秘书的者，正由于是广义，文字概括不精练。

6．1987年刘祖遂、王守福在《通用秘书学》中认为："秘书是社会职务的名称之一，是为中枢和

者综合性、辅助性服务的公务人员。" 这里明确指出"公务人员"，是一种狭义的定义。

7．1989年董继超在《公务秘书学》中认为；"所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助上司全面处理事务的人

员。" 这里用了"所谓"二字，并沿用了论述秘书活动方式的办法，以及强调了"事务"而未提"参谋"，反映了定

义的难度。

此外，笔者所见到的我国秘书界著名学者李欣、王千弓、翁世荣等在他们的论著中，都没有直接探讨定义

问题。1990年袁维园主编的《秘书学》也只讲到秘书"是广泛的社会职业之一"，是"一种行政职务"。

归纳起来，各家说法中涉及的有四个问题：（l）我国秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，或者二

者兼有？（2）我国秘书的主要职能作用是助手，还是参谋，或者二者兼有，又如何准确表达？（3）对秘书下

定义时应主指狭义的办公厅室中的秘书，还是应包括广义的如研究室、信访局、保密局、档案局等与办公厅室

平行的机构、甚至业务科室中从事秘书工作的人员？（4）私人秘书的情况很不相同，但数量正在扩大，

要不要包括进去？

三、初步的结论

l．广义秘书的概念；"秘书是人的事务与信息助手。"这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又

包括了各行业、层次、工种；人既含单数，又含复数--集体；因此只能是简明、抽象的概括。

2．狭义秘书的概念。"秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于近身，直接为从事

事务性、信息性的辅助服务的工作助手。"这里着重排除了私人秘书。

广义与狭义内涵相通，又有差异。主要强调了秘书是近身的直接助手，是直接为服务的人员这一

含义。这个"助手"包括了智力性的助手在内，从而也反映了现阶段我国要求秘书部门发挥"参谋作用"的现实。

四、如何做一个成功的秘书

作为秘书，必须要了解自己的在工作和私人方面的交际范围。如果不了解的交际范围，分不清他朋友亲戚的亲疏，

不仅在工作日程上不好安排，就是许多电话也不好处理。“我找某某！”对方电话打进来，不仅不报姓名，而且对直呼

其名，如果你听不出这是的太太或老的声音，只是公事公办地反问“请问您是……”则有可能让你吃不了兜着走。因

为要了解的一些私人生活，或者是在给家送材料的时候，或者是在转接电话的过程中，不可避免地要了解一些

的隐私。由于的私生活一般与工作无关，因此，作为职业秘书的守，对于的隐私，看到了的要当作没看见，听到

了的等于没听见；只有这样，才能真正放心让你协助他的工作。

在这种现代企业中，职业经理人与职业秘书的关系，既不是封建庄园里的主人与仆的关系，也不是江湖武林中那种师徒关

系，更不是三国演义中刘备关羽张飞那种桃园结义的关系。秘书与之间的关系，就像一个交响乐团中的乐手与指挥的关

系一样，乐手不是为指挥而演奏，而是按指挥的手势与指挥一起，共同为观众而演奏。秘书不是为而工作，而是与

一起共同为企业而工作，只不过秘书是根据的指令而工作。因此，尽管秘书与之间可能存在着一些私人情谊，或者

其他的恩恩怨怨，但秘书与之间的关系，本质上是一种工作关系，不存在任何人身依附关系。既然是一种工作关系，那

就必须优先考虑公司利益，而不是个人之间的关系。

由于要保证公司有足够的时间和精力来处理公司的一些战略问题或核心问题，秘书有一项重要的日常工作，就是像块纱

布，过滤一些来找公司的电话、客人或文件。因此秘书就变成了一座各科室与公司之间的桥梁。正因为是桥梁，宽

度有限，偶尔出现拥挤堵塞现象就是难免的。这样，那些暂时被堵塞的人不可能个个都能理解，于是，有人要找个地方撒

气。在大多数情况下，必然会把怨气发泄到秘书身上。

也许是最近有关慈禧太后的电视剧太多了，许多人把李莲英当作老佛爷的秘书看待，所以在他们的印象中，秘书都有李莲英

那样的本事，事情办不办得成，全在于秘书肯不肯帮自己的忙。不说外来的客人，即使是在公司内部，许多人也不一定了解

秘书部门的工作，以为各种报告批不批，想见谁不想见谁，都是秘书部门说了算，所以像鲁天明这样，文件批不下去，

就朝秘书部门发火。当然，也有人知道这并不是秘书部门的责任，但是他们又不好直接朝公司发火，所以只好把秘书部

门当作出。可以说，当出似乎也成了秘书工作的一大特色。

由于看问题的角度不同，秘书部门与科室发生一些，造成一些误会是正常的。比方研发部门觉得某项新产品必须尽快研

发，不然就会被竞争对手超过，所以打报告给公司，要求尽快上马开始研发；而秘书部门可能从销部门的报告中了解

到，这种产品市场还没有成熟，用不着那么急，所以没有把研发部的报告优先送给。因此，秘书部门与各科室出现一些

和分歧是正常的。只要加强沟通，是完全可以消除的。

但是，秘书如果一听到别人讲你一两句气话，你就针锋相对，在桥梁本来不畅通的情况下，凭个人意气办事，再设一个卡，

摆出一夫当关，万夫莫开的架势，把人家堵在桥头，将正常的工作转化为个人恩怨，人事纠纷，就会使事情越来越复

杂，最后有可能变成疙瘩。

由于你是的秘书，在别人的眼里，不管是做什么，你都是替在办事，有人甚至还以为是有意让你这么做的，所

以，只要你愿意，你就有很多机会和办法，像只砂一样把对方磨得一点脾气也没有。但是，当你像只砂强行把对方磨平

的同时，它肯定会给你带来隐患。人家口服心不服，今天斗不过你明天还会跟你斗；明里斗不过你暗里可以给你使绊；一有

机会，人家又会把你当出。所以秘书最忌采取“道高一尺，魔高一丈”的态度跟人家治气。因为，你把人家的路堵

了，实际也就把自己的路给堵了。

对于秘书来说，有被人求的时候，肯定就有求人的时候，而且求人的时候还很多，比方跟秘书要个，这就需要有关

科室素材；外出办事，也需要各科室配合；秘书的工作都比较烦琐，就像胡雪岩说的八个壶七个盖，你要同时保证

每个茶壶上都有盖，没有别人的帮忙很难做到。即使你百事不求人，你也会事倍功半……要做好秘书工作，不仅要得到

的信赖，还要得到各科室的信赖，而且是长期的信赖，所以秘书必须知道自己的位置，为人宽容和坦诚。

除开个别人是出于妒忌的原因，绝大部分是由于这种误会造成的，因此，一个称职的秘书，在承受这些抱怨的同时，应想方

设法改进自己的工作，加强与对方的沟通，为使自己这座桥梁更顺畅一些，尽量帮对方的忙。

不管是什么原因，人家把怨气发到你身上，你就跟人家治气，对于秘书来说，是一件非常可怕的事。对自己看得不顺眼的人

极少理睬，在工作上能办的也尽量拖着不办；而对另一些自己觉得满意的人则是极为热情。时间长了便会有人觉得你是在拉

帮结派，那些不被你理睬的人对你更充满了敌意，不时以种种借口与你过不去，而原先与你要好的人因担心别人议论以至无

形树敌，也开始避免与你多接触，弄得你孤家寡人似的。

作为秘书，要学会与各种人打交道，若是一味关照与自己相近的人，而对自己不喜欢的人予以排斥，最后受损失的还是自

己。所以待人应多些宽容，以工作大局为重，切不可根据自己的好恶去处理人际关系。

秘书应该具备良好的沟通协调能力。首先她要理解的工作意图，思维方式和工作方法，只有这样，才能及时、准确、完

整地将的指示传达给各个科室。另外一方面，就是与同事之间，与各个部门之间沟通协调好，理解他们的工作意图，准

确地向汇报。部门与部门之间，与部门之间，如果秘书能协助去除沟通屏障，会让各科室之间的协调更和谐。在各

科室的人眼里，秘书比较了解，所以经常希望能得到秘书的“关照”，了解的真正想法和意图。事实上，每个人由

于处在这信息的时代，每天吸收不同的信息与情报，思想也时时随着资讯冲击、知识的累积而改变，所以作为秘书，应

随时了解的真正想法。诚实是最好的沟通协调的方法了。

如果作为秘书，你不善于沟通，而是今天跟这个治气，明天跟那个治气，你的工作还怎么做？就算你在工作中不需要求人，

斗来斗去会有好心情吗？人有时只要稍微想想，就会明白一个很简单的道理：除开睡觉的时间，一个人在办公室里的时间远

远超过在家的时间，如果你在办公室像在家里一样互爱和谦让，哪怕只有一半的互爱和谦让，你会觉得工作和生活会温暖美

好多少倍！

生意人做生意讲究求财不求气；对于当秘书的来说，必须具备良好的沟通能力，求和不求气。