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·财务部文件收发管理规定·
第一章 总则
第一条 为规范各级财务文件收发管理，明确文件管理责任人，充分发挥文件在日常管理中的指导作用，作本规定。
第二条 财务文件是各级财务部门开展财务工作的指导性文件，各级财务部门必须按规定认真做好文件的处理工作。
第三条 文件收发统一使用《文件收发管理表》进行登记，《文件收发管理表》每年要装订成册，同时文件要求的事宜必须纳入AIP管理。
第四条 文件收发应严格按照第五条和《会计档案管理办法》要求进行编号、登记、归档。
第二章 文件归类
第五条 文件分为三种：
1、外来文件：指各级等外来机构的（如：优惠政策等）、信件、邮件（含报刊杂志），以及与财税信息有关的各种传真等。
2、内部文件：指各种决定、决议、通知、知会书、批复、会议纪要、工作计划、财务预算；以及各级财务部门按照《工作汇报规范》上报的各种报告等。
3、外发文件：各级财务部门向等外来机构报送的报告、税务申报表及有关统计表等。
第三章 收文管理
第六条 收到文件，应及时传达、安排、处理；对封口及邮票被撕的信件，应检查信件内容的保密程度，及时处理，或拒绝签收，并追查封口被启原因。
第七条 尚未传达的文件不得向外透露内容，应严格遵循《财务保密制度》。
第八条 收到文件如果没有写明谁收时，集团财务部及三个职能分部的文件统一由
财务总经理收悉（遇财务总经理出差，则由财务管理经理收悉），并签署批阅意见；其他各级财务部门的文件由各级财务负责人收悉、签署批阅意见。
第四章 发文管理
第九条 财务部发文一般有通知、批复、知会书和向等外部机构上报的报告：
1、通知：指上级财务部门向特定的受文对象告知有关事项的晓谕性文件。受文对象一般为下属财务部门，同时根据实际情况需要上报上级部门或、以及告知有关部门。
2、批复：指上级财务部门对下级财务部门的请示事项给予答复、指示的下行文件。
3、知会书：指与同级或不相隶属关系的部门或人员工作往来中，联系、沟通、答复的平行文件。
4、向等外部机构上报的报告：指向相关部门上报的报告。
第十条 集团财务部及三个职能分部的通知、批复、向等外部机构上报的报告，由财务总经理审核后，上报财务总监审批、签发；其他各级财务部门的通知、批复、向等外部机构上报的报告、知会书，由各级财务负责人审批、签发。
第十一条 集团财务部及三个职能分部的知会书，由财务总经理审批。
第十二条 集团财务部及三个职能分部发文按照以下规范函头、编号、落款：
1、函头：给片区、公司、经营部或办事处发文，以“恒安集团财务部”的形式作为函头；给纸业公司、纸业经营部发文，以“常德恒安财务部”的形式作为函头。
2、编号：给片区、公司、经营部或办事处发文，以“HA财[ ]第 号”的形式编号；给纸业公司、纸业经营部发文，以“[ ]恒财第 号”的形式编号。编号要单独连续编号。
3、落款：给片区、公司、经营部或办事处发文，以“恒安集团财务部” 形式落款，并加盖“恒安集团财务部”公章；给纸业公司、纸业经营部发文，以“常德恒安财务部”的形式落款，并加盖“常德恒安纸业股份有限公司财务专用章”。
第十三条 其他各级财务部门发文按照以下规范函头、编号、落款：
1、函头：片区、公司、经营部或办事处，以及纸业公司、纸业经营部发文，以落款的名称作为函头。
2、编号：片区发文（包括给纸业经营部的发文），以“HA财·**（片区名称，如：“华东”片区）[ ]第 号”的形式编号；公司（包括纸业公司）、经营部（包括纸业经营部）或办事处发文，以“HA财·**（公司地名，如：或“陕西”公司或“西北西安”经营部）[ ]第 号”的形式编号。编号要单独连续编号。
3、落款：片区落款“恒安集团**片区财务分部”；公司落款“恒安集团**公司财务分部”；经营部或办事处落款“恒安集团**片区**财务科”；纸业公司、纸业经营部落款“法定单位名称+财务部（经营部以财务科）”。
第十四条 给相关部门发文，以“法定单位名称”的形式作为函头；以“法定单位名称+财务部（经营部以财务科）”的形式落款；编号根据实际需要单独编号。
第十五条 函头文字字体以30-46号字黑体红字为准，编号文字字体以14号字宋体红字为准，正文文字字体以14号字宋体黑字为准，每行行距为1.5倍，上下左右空距以2.5厘米为准，页眉页脚以1.5厘米为准。根据特殊排版（如图案或最后一张纸只用2行等）需要可适当调整行距。一般函头和编号排版样式为：
恒安集团西北片区西安财务科
HA财·西北西安[2003]第02号

第五章 文件收发管理表释解
第十六条 集团财务部及三个职能分部的《文件收发管理表》按以下栏目释解进行
管理。
一、文件收发记录：
1、日期：指文件发出日期和文件收到日期。
2、单位：指文件来源或受文对象的单位名称。
3、文件名：指文件的名称或文件内容大意。
4、收或发：指财务部收到文件，填“收”；财务部发出文件，填“发”。
二、批示：
1、指导意见：根据在文件上的批示或要求填写。
2、批示人：指在文件上批示或要求的人姓名。
三、收件人：
1、收到日期：指文书管理员将收到的文件送到当事人时的日期，或发出文件送到
当事人时的日期；如果发出文件是给非总部处人员或收到文件需由非总部处人员协助处理的，则由文书管理员根据批示落实并登记。
2、签名：指收到文件当事人在此栏签收；非总部人员由文书管理员负责登记、确
认。
四、归档：
1、日期：指文件应该归档的日期。
2、编号：由文书管理员统一编号。
3、说明：对反馈情况简单概述，如：已知会处理、已发文处理、双方已协调、不
能处理等。
第十七条 其他各级财务部门的《文件收发管理表》按照以上释解结合属地实际情况进行管理。
第六章 附则
第十八条 本制度由集团财务部负责解释、修改。
第十九条 本制度自2003年5月1日起施行。

集团财务部
2003年4月29日